Polska jest na samym początku swojej drogi do e-fakturowania. Na wniosek Ministerstwa Finansów w styczniu 2022 r. zostanie wdrożony opcjonalny – na razie – system wystawiania i przechowywania rachunków. Najprawdopodobniej stanie się on obowiązkowy w styczniu 2023 roku. Jak funkcjonują podobne systemy w innych krajach europejskich? Jakie korzyści dają one przedsiębiorcom i administracji?
O co chodzi z e-fakturami
Faktura ustrukturyzowana, zwana też fakturą elektroniczną lub e-fakturą, to nowa forma faktury elektronicznej. Tylko Krajowy System e-Faktur pozwala na jej wystawianie. Ma ona ściśle określony szablon. E-faktura zwiększa bezpieczeństwo przedsiębiorcy, usprawnia czynności księgowe i przechowywanie faktur oraz ułatwia płatności między przedsiębiorcami.
Rozwiązania w tym zakresie oferują dostawcy systemów do fakturowania online.
Firmy oferujące oprogramowanie online, takie jak Afaktury.pl, wychodzą naprzeciw przedsiębiorcom. Dzięki oprogramowaniu do faktur i dokumentów online można tworzyć faktury w różnych językach i zarządzać wszystkimi dokumentami księgowymi w chmurze. Afaktury.pl to platforma, która pozwala przedsiębiorcom skupić się na ich podstawowej działalności, jednocześnie wspomagając ich w zakresie fakturowania.
W 2018 r. przekroczono poziom deficytu VAT w całej Unii Europejskiej. 140 mld euro. W Polsce prawie 4,5 mld euro. Tymczasem podatek od towarów i usług stanowi znaczną część budżetów krajów członkowskich. Aby ograniczyć te straty, podejmowane są działania mające na celu wzmocnienie nadzoru nad przepływem środków finansowych. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest stosowanie e-faktur, które można kontrolować szybciej i w sposób automatyczny.
Potem przez długi, długi czas nic się nie działo.
Chociaż luka w podatku VAT jest problemem w wielu krajach, tylko władze Włoch zdecydowały się wprowadzić e-fakturowanie jako jedyny sposób regulowania rachunków przez wszystkie firmy. Wymóg ten zacznie obowiązywać w styczniu 2019 roku. W ciągu pierwszych pięciu kwartałów obowiązywania tego prawa we Włoszech wystawiono ponad 2 miliardy e-faktur.
Inne kraje wymienione w raporcie wdrożyły już mechanizmy obsługi e-faktur. Rządy muszą je akceptować, ale to od przedsiębiorstw zależy, czy będą je wystawiać, czy nie. E-fakturowanie jest wymagane w przypadku zamówień publicznych we wszystkich krajach z wyjątkiem Belgii, Luksemburga, Łotwy i Wielkiej Brytanii.
Jak wynika z badania, oprócz Włoch, najwięcej e-faktur stosuje się w Skandynawii i Estonii. W tym ostatnim kraju odsetek ten wynosi 30% wszystkich rachunków. W Szwecji faktury elektroniczne stanowią ponad połowę wszystkich faktur wystawianych w sektorze publicznym.
Pandemia była szokiem dla światowej gospodarki, ale może mieć dobry wpływ na upowszechnienie się e-fakturowania – uważa Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group, który odpowiada za rozwój platformy Banqup w Polsce. – Rząd będzie zachęcał do stosowania tej metody księgowania w celu uszczelnienia procesów podatkowych. Należy jednak pamiętać – i mówię to z całą mocą – że system ten przynosi również wiele korzyści przedsiębiorcom. Eliminuje on konieczność przedstawiania dokumentów papierowych w przypadku kontroli podatkowej, ponieważ urzędnicy potrzebują jedynie danych z systemu, zapisy są bezpiecznie przechowywane przez dziesięć lat i nie ma potrzeby ich dalszej archiwizacji. Zdaniem Pulkiewicza technologia ta ułatwia również procesy księgowe.
Autorzy raportu sugerują, że przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z elektronicznego fakturowania. Uważają je za środek do lepszego zarządzania finansami i sytuacją.
